Tale circostanza ha determinato negli ultimi decenni un’evoluzione nell’organizzazione degli accessi fiscali da parte del personale ispettivo della Guardia di Finanza e dell’Agenzia delle Entrate, predevendo particolari modalità di ricerca ed acquisizione dei dati presenti presso il contribuente in formato digitale, nelle varie forme che la tecnologia informatica consente. Peraltro, la rapidità con cui la stessa tecnologia sviluppa nuovi prodotti e nuovi sistemi di comunicazione e salvataggio di dati ha comportato altrettante risposte rapide nell’adattare l’approccio ispettivo da parte dell’Amministrazione Finanziaria.
Per tal motivo, risulta strategica, nella pianificazione degli accessi da parte del personale ispettivo, la definizione di specifiche procedure di ricerca e acquisizione di dati che coinvolgono sistematicamente i sistemi digitali presenti presso la sede del contribuente e sono orientate, in concreto, all’acquisizione, mediante l’intervento di personale qualificato:
• dei supporti informatici (floppy disk, cd, dvd, hard disk esterni, chiavi usb, ecc.);
• dei dati presenti nell’hard disk dell’elaboratore, mediante trasferimento su altro supporto informatico esterno (cosiddetto backup);
• delle copie di sicurezza dei dati, effettuate nei giorni antecedenti all’accesso ispettivo.
La norma di riferimento. Al riguardo, il comma 9 dell’art. 52 del D.P.R. n. 633/1972 consente agli operatori dell’Amministrazione che procedono all’accesso nei locali dei soggetti che si avvalgono di sistemi meccanografici, elettronici e simili, in deroga alle disposizioni del precedente comma 7 (concernente le modalità di ritiro della documentazione utile per la verifica), di provvedere all’elaborazione dei supporti fuori dei locali stessi, qualora il contribuente non permetta l’utilizzazione dei propri impianti e del proprio personale.
Atteso il tenore della disposizione, viene normalmente richiesta la collaborazione del contribuente (il quale si avvale di norma delle proprie apparecchiature informatiche e del proprio personale designato per l’area informatica) per l’accesso ai dati digitalizzati e la loro estrazione; per ragioni di tutela dell’integrità dei dati in questione, qualora il loro contenuto non possa essere immediatamente esaminato da parte del personale ispettivo, ovvero stampato su formato cartaceo, gli stessi dati vengono esportati su appositi supporti; la prassi degli operatori del Fisco prevede la creazione di tre copie identiche, di cui una viene utilizzata dagli stessi per l’esame e l’elaborazione durante la verifica fiscale, una viene lasciata alla libera disponibilità del contribuente; la terza copia, appositamente sigillata, contrassegnata e siglata sia dal personale ispettivo che dal contribuente, viene debitamente conservata quale copia di raffronto qualora, in sede di verifica, di accertamento, ovvero in fase contenziosa, dovessero emergere contestazioni sulla genuinità dei dati estrapolati e utilizzati quali prove di eventuali rilievi.
La norma richiamata consente peraltro agli ispettori del Fisco, in assenza di collaborazione da parte del contribuente, di procedere autonomamente alle descritte attività di acquisizione dei dati digitalizzati, utilizzando i propri impianti; ovviamente, gli stessi ispettori daranno atto a verbale del rifiuto di collaborazione, delle modalità specifiche con cui i dati del contribuente sono stati elaborati, nonché delle misure adottate per garantirne la conservazione e la genuinità.
L’accesso alle comunicazioni elettroniche. Per quanto concerne l’acquisizione di comunicazioni via email, intercorse fra l’operatore ispezionato e soggetti terzi, ovvero fra articolazioni interne della stessa struttura aziendale, occorre tenere presente le disposizioni previste per l’acquisizione e l’esame di documenti contenuti in plichi sigillati o per i quali è opposto il segreto professionale. Per effetto di tali disposizioni, le comunicazioni via email già “aperte” e visionate dal destinatario sono direttamente acquisibili dai verificatori, mentre quelle non ancora lette o per le quali sia eccepito il segreto professionale, vanno acquisite previo ottenimento di apposito provvedimento di autorizzazione dell’Autorità Giudiziaria, ex art. 52, co. 3 D.P.R. n. 633/1972.
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