Intermediario e rispetto della privacy

Premessa – I professionisti abilitati devono rispettare la normativa per la riservatezza dei dati personali e sensibili, sia per quanto riguarda la struttura organizzativa, gli strumenti tecnologici utilizzati e la conservazione dei dati, come evidenziato dal D.Lgs. n. 196/03, alla luce delle semplificazioni apportate dal D.L. n. 201/11. Devono infatti essere rispettate le previsioni circa la sicurezza dei supporti tecnologici utilizzati.

Riservatezza – Il professionista, fermi restando gli obblighi del segreto professionale e di tutela dei dati personali, previsti dalla legislazione vigente, deve rispettare la riservatezza delle informazioni acquisite nell’esercizio della professione e non deve diffondere tali informazioni ad alcuno, salvo che egli abbia il diritto o il dovere di comunicarle in conformità alla legge.

L’acquisizione delle informazioni – Le informazioni acquisite nell’esercizio della professione non possono essere, infatti, utilizzate per ottenere alcun indebito vantaggio personale del professionista o di terzi. Per questo è necessario vigilare affinché il dovere di riservatezza sia rispettato anche dai suoi dipendenti e collaboratori. Rapporto con i colleghi – Per quanto riguarda il rapporto con i colleghi il professionista non può divulgare scritti o informazioni riservate ricevute, anche occasionalmente, da un collega o da altri professionisti. In particolare non è possibile divulgare o registrare una conversazione, senza il consenso del collega o, se si tratta di conferenze, senza il consenso di tutti i partecipanti. In caso di comunicazioni a distanza deve rendere nota agli interlocutori l’eventuale partecipazione di terzi.

Collaboratori e dipendenti – Relativamente alla relazione con i dipendenti e con i collaboratori il professionista deve vigilare affinché questi siano a conoscenza e rispettino gli obblighi del segreto e della riservatezza professionale che anch’essi sono tenuti ad osservare. Nell’ipotesi di collaborazione con soggetti provenienti da altri studi professionali, il professionista deve attenersi a principi di lealtà e correttezza con i colleghi titolari di tali altri studi. Il professionista deve vigilare affinché il tirocinante sia a conoscenza e rispetti gli obblighi del segreto e della riservatezza professionale, che anch’egli è tenuto ad osservare.

Gestione della struttura – Il lavoratore autonomo che gestisce una propria struttura dovrebbe, quindi, definire precise regole interne allo studio per assicurare la “riservatezza” delle notizie apprese, qualora esse rappresentino “dati personali” ai sensi della normativa sulla privacy.
Procedure e misure – Ciò si deve tradurre nell’adozione di una serie di misure di sicurezza e di procedure di gestione della documentazione relativa alla clientela. Inoltre, dipendenti e ausiliari di cui si avvalga dovrebbero essere istruiti e tenuti al rispetto dei doveri di privacy in merito alle informazioni acquisite sul posto di lavoro.

Autore: Redazione Fiscal Focus.